ในมาตรฐานที่เป็น Management System Standard (MSS) ที่มาจากองค์กร ISO ณ ปัจจุบัน (เช่น ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 45001 เป็นต้น) จะพบว่ามีประเด็นในข้อกำหนดที่ระบุให้องค์กรที่นำข้อกำหนดในมาตรฐานเหล่านั้นมาประยุกต์ใช้ต้องมี Documented Information (สารสนเทศที่เป็นเอกสาร) ทั้งที่กำหนดโดยข้อกำหนดในประเด็นนั้น ๆ กำหนดให้มี หรือจะเป็น Documented Information ที่องค์กรพิจารณาเห็นสมควรต้องมีประกอบกับการปฏิบัติเพิ่มเติม (ที่นอกเหนือจากที่ข้อกำหนดในมาตรฐาน ISO ได้มีการระบุไว้) ส่งผลถึงการสร้างมาตรฐานการทำงานตามมาตรฐาน ISO ที่องค์กรเลือกมาประยุกต์ใช้ว่าต้องมีเอกสารในระบบการทำงานมากน้อยแตกต่างกันไป ทั้งในเชิงของจำนวนปริมาณของเอกสารมาตรฐานการทำงานและรูปแบบของเอกสารที่มีการกำหนดขึ้นมาในแต่ละองค์กร

เพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกันขอแนะนำ “Documented Information (สารสนเทศที่เป็นเอกสาร) ในระบบมาตรฐาน ISO” ที่ต้องมีดังนี้

• ความหมาย : Documented Information (จาก ISO 9000:2015, 3.8.6) คือ “Information required to be controlled and maintained by an organization and the medium on which it is contained” ซึ่งสามารถมีรูปแบบ (Format) ที่หลากหลายและถูกแสดงในสื่อ (Media) ต่าง ๆได้ ทั้งนี้ Documented Information ในระบบมาตรฐาน ISO จะใช้ในการอ้างอิงถึง

  • • ระบบการจัดการ (Management System) และรวมถึงกระบวนการ (Processes) ที่เกี่ยวข้อง และ/หรือ

    • สารสนเทศ (Information) ที่ถูกจัดทำขึ้นมาเพื่อใช้ประกอบการปฏิบัติงานขององค์กร (ถูกจัดทำเป็น Documentation) และ/หรือ

    • หลักฐานของผลลัพธ์ที่ได้ดำเนินการแล้ว (เป็นบันทึก (Record)

จะเห็นได้ว่าจากความหมาย Documented Information ในระบบมาตรฐาน ISO เป็นเอกสารที่อยู่ในรูปแบบและสื่อที่หลากหลาย แต่เป็นเอกสารทั้งในส่วนในใช้สื่อเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงานตามในแต่ละครั้งกับเป็นเอกสารที่เป็นบันทึก (record) การปฏิบัติงานในแต่ละครั้งที่ได้ปฏิบัติไว้ ดังนั้นการจัดทำ Documented Information ในแต่ละมาตรฐาน ISO จึงไม่ได้มีการกำหนดรูปแบบไว้ให้แต่ละองค์กรพิจารณากำหนดให้เหมาะสมกับงานและการนำไปใช้ประกอบการปฏิบัติงานในแต่ละองค์กรเอง

• การจัดทำ/ปรับ และการควบคุม : Documented Information องค์กรอาจลองนำแนวทางจากมาตรฐานอื่น ๆ ที่องค์กร ISO ได้มีการจัดทำ มาพิจารณาปรับใช้ เช่น