การจัดทำ/ปรับปรุงระบบมาตรฐานขององค์กรทำอย่างไร

นปัจจุบันองค์กรต่าง ๆ ได้มีการนำเอาหลักเกณฑ์/แนวปฏิบัติ/มาตรฐานสากลมาประยุกต์ใช้กับการดำเนินงานขององค์กร เช่น มาตรฐาน ISO 9001 , ISO 14001, ISO 45001, GHP, COSO (​​​​​​​​​​​​Enterprise Risk Management—Integrating with Strategy and Performance (2017)​) เป็นต้น เพื่อสร้างระบบการทำงานที่เป็นมาตรฐาน มีขั้นตอน/แนวทางในการปฏิบัติงานที่ชัดเจน เป็นระบบและเหมาะสมต่อการปฏฺิบัติงานตามบริบทขององค์กรที่มีการดำเนินธุรกิจที่แตกต่าง ๆ การดำเนินการจัดทำ/ปรับปรุงระบบการทำงานตามมาตรฐานที่องค์กรได้กำหนดไว้แล้วนั้น องค์กรจำเป็นต้องมีการพิจารณาเพื่อดำเนินการในการประยุกต์ใช้หลักเกณฑ์/แนวปฏิบัติ/มาตรฐานสากลดังกล่าวให้เหมาะสม โดยขั้นตอนในการดำเนินการหลัก ๆ จะประกอบด้วย

1. กำหนดเป้าหมายและแต่งตั้งคณะทำงานที่ชัดเจน เพื่อที่องค์กรจะได้นำกรอบของเป้าหมายที่องค์กรต้องการจะได้ผลลัพธ์จากการจัดทำ/ปรับปรุงระบบการทำงานตามมาตรฐานนั้นมาใช้ในการกำหนดวิธีการ/แนวทางในการสร้างมาตรฐานการทำงานให้เกิดขึ้นในองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับการทำงาน รวมถึงการกำหนดตัวแทนของผู้บริหาร (Management Representative : MR) และคณะทำงานเพื่อรับผิดชอบในการดำเนินการจัดทำ/ปรับปรุงระบบการทำงานตามมาตรฐาน ที่จะช่วยผู้บริหารระดับสูงขององค์กร (Top Management)


2. ศึกษาและรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับมาตรฐานที่ต้องการจัดทำ/ปรับปรุง MR และคณะทำงานทำการศึกษา และรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับมาตรฐานที่องค์กรต้องการนำมาประยุกต์ใช้ โดยองค์กรอาจติดต่อกับหน่วยงานราชการที่มีโครงการประเภทต่าง ๆ ในการช่วยเหลือผู้ประกอบการเกี่ยวกับการจัดทำระบบมาตรฐาน เช่น สำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม (สมอ.) สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (สสว.) กรมโรงงานอุตสาหกรรม เป็นต้น


3. ทำ Gap Analysis ดำเนินการทบทวนการทำงานที่องค์กรที่ได้มีการดำเนินการอยู่ ณ ปัจจุบันเปรียบเทียบกับประเด็นของข้อกำหนดของระบบมาตรฐานที่องค์กรต้องการจัดทำ/ปรับปรุง ว่ามีประเด็นของการดำเนินการใดที่ต้องมีการดำเนินการให้สอดคล้องตามมาตรฐานนั้นเพิ่มเติม โดยการดำเนินการในขั้นตอนนี้จะมีส่วนสำคัญต่อการวางระบบการทำงานตามมาตรฐานที่องค์กรจะนำมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมต่อการปฏิบัติงานตามบริบทขององค์กรและสอดคล้องตามเป้าหมายที่องค์กรได้กำหนดไว้

4. จัดทำ Action Plan การจัดทำ/ปรับปรุงระบบมาตรฐาน โดยการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงาน ช่วงเวลา ผู้รับผิดชอบ ตัวชี้วัด และงบประมาณที่ต้องมีการดำเนินการสำหรับการจัดทำ/ปรับปรุงระบบการทำงานตามมาตรฐาน ทั้งนี้ในการจัดทำ Action Plan ยังสามารถแบ่งประเภทการดำเนินการได้เป็น

  • แบบที่ 1 บริษัทดำเนินการเอง MR จะเป็นผู้ดำเนินการกำหนดกรอบรายละเอียดที่ต้องดำเนินการทั้งหมด

  • แบบที่ 2 บริษัทมีการว่าจ้างที่ปรึกษาภายนอกเข้ามาช่วยให้คำปรึกษาแนะนำโดยใช้งบประมาณของบริษัททั้งหมด ที่ปรึกษาจะเป็นผู้จัดทำรายละเอียดกรอบขั้นตอนการดำเนินงานนำเสนอก่อนการ

  • แบบที่ 3 ดำเนินงานบริษัทเข้าร่วมโครงการของหน่วยงานภาครัฐ (ทั้งแบบสนับสนุนงบประมาณ 100% หรือบางส่วน) แผนการดำเนินงานจะเป็นไปตามกรอบของโครงการที่หน่วยงานภาครัฐนั้นกำหนด


5. ดำเนินการตาม Action Plan และติดตาม ประเมินผล ดำเนินการจัดทำ/ปรับปรุงเอกสารมาตรฐานการทำงาน การปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานและสภาพแวดล้อมในการทำงานให้เหมาะสมและสอดคล้องต่อการปฏิบัติงาน การปฏิบัติงานตามที่ได้มีการกำหนดมาตรฐานการทำงาน การติดตาม กำกับ ตรวจประเมินภายใน และการทำการทบทวนโดยฝ่ายบริหารเพื่อทำการปรับปรุงระบบการทำงานให้มีการดำเนินการที่สอดคล้องตามมาตรฐานที่องค์กรนำมาประยุกต์ใช้และบรรลุเป้าหมายตามที่องค์กรกำหนดไว้

หมายเหตุ ในกรณีที่ทางองค์กรต้องการขอการรับรองระบบมาตรฐาน องค์กรจะต้องดำเนินการคัดเลือกหน่วยงานรับรองระบบ (Certify Body :CB) ที่ให้เข้ามาตรวจประเมินรับรองระบบการทำงานของบริษัท


6. ปรับปรุงระบบการทำงานตามมาตรฐานอย่างต่อเนื่อง MR จะดำเนินการดูแลการปฏิบัติงานตามระบบมาตรฐานให้เหมาะสมกับและสอดคล้องกับบริบทขององค์กร พร้อมรายงานให้กับผู้บริหารระดับสูงทราบอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ระบบการทำงานตามมาตรฐานสนับสนุนต่อการบรรลุผลลัพธ์ตามที่องค์กรได้กำหนดไว้อย่างยั่งยืน


ทั้งนี้การดำเนินการจัดทำ/ปรับปรุงระบบการทำงานตามมาตรฐานที่องค์กรได้นำมาประยุกต์ใช้อาจมีการปรับเปลี่ยนวิธีการดำเนินการเพื่อให้เหมาะสมกับบริบทขององค์กรและตามสถานการณ์ในช่วงเวลานั้น ๆ ได้ตามที่องค์กรเห็นสมควร


ปรับปรุงข้อมูล : เมษายน 2565