มาตรฐานระบบบริหารจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (Facility management - Management systems) ตามมาตรฐาน ISO 41001 ถือได้ว่าเป็นอีกหนึ่งมาตรฐานที่องค์กร ISO ได้จัดทำและประกาศ First Edition เมื่อ ปี ค.ศ. 2018 เพื่อเป็นมาตรฐานสำหรับการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (Facility Management : FM) ที่ส่งผลต่อลักษณะของปฏิสัมพันธ์ที่บุคคลมีต่อสภาพแวดล้อมที่สร้างขึ้นที่ส่งผลกระทบต่อสุขภาพ ชีวิตความเป็นอยู่และคุณภาพชีวิตให้มีการจัดการที่เป็นระบบและเป็นมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพและผลิตภาพให้กับสังคม ชุมชนและองค์กรได้อย่างยั่งยืน

เพื่อให้องค์กรมีบริการการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM Services) มาตรฐาน ISO 41001 ได้กำหนดประเด็นข้อกำหนดที่องค์กรต้องมีการกำหนดแนวทางในการดำเนินการที่สำคัญ ๆ ดังนี้

• ข้อกำหนดข้อที่ 4 บริบทองค์กร (Context of the organization) เพื่อให้องค์กรสามารถกำหนดแผนการส่งมอบบริการ (Service delivery plans) ที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หลักขององค์กรที่ต้องการได้อย่างสอดคล้อง มาตรฐานกำหนดให้องค์กรดำเนินการติดตามและทบทวนประเด็นภายใน ประเด็นภายนอก และความต้องการและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวเนื่องกับวัตถุประสงค์ขององค์กร (Purpose) วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ (Strategic objectives) และที่ส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ตามที่ได้กำหนดไว้ของระบบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM system) เพื่อพิจารณาถึง Scope ในการจัดทำระบบมาตรฐานฯ ตามมาตรฐาน ISO 41001 ที่เหมาะสม และดำเนินการจัดทำระบบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM System) ขององค์กร

• ข้อกำหนดข้อที่ 5 การนำองค์กร (Leadership) มุ่งเน้นที่บทบาทและความมุ่งมั่นของผู้บริหารระดับสูงขององค์กรที่รับผิดชอบทั้งหมดต่อระบบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM System) ที่องค์กรได้มีการประยุกต์ใช้ตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO 41001 รวมถึงการกำหนดและสื่อสารนโยบายการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM Policy) และทำการกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบและอำนาจสั่งการในระบบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM System) ที่เหมาะสม

• ข้อกำหนดข้อที่ 6 การวางแผน (Planning) การวางแผนระบบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM System) ที่คำนึงถึงความเสี่ยงและโอกาสที่ส่งผลกระทบพร้อมทำการกำหนดวัตถุประสงค์การจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกและแผนงาน ที่ต้องดำเนินการภายใต้ระบบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM System)

• ข้อกำหนดข้อที่ 7 การสนับสนุน (Support) ระบุข้อกำหนดในการกำหนดสิ่งสนับสนุนในระบบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM System)เพื่อให้เกิดการดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิผล ประกอบด้วยสิ่งสนับสนุนด้านทรัพยากรที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน ความสามารถและความตระหนักของผู้ปฏิบัติงาน การสื่อสาร สารสนเทศที่เป็นเอกสาร (Documented Information) และความรู้ขององค์กร (Organizational knowledge) ที่จำเป็นต่อการดำเนินการภายใต้ระบบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM System) ตามมาตรฐาน ISO 41001

• ข้อกำหนดข้อที่ 8 การปฏิบัติการ (Operation) กำหนด

  • การวางแผนและการควบคุมการปฏิบัติการ ครอบคลุมการวางแผน การจัดการความสัมพันธ์ (Relationship management) การบริหารจัดการทรัพยากร เอกสารระดับการให้บริการและข้อตกลงระดับการให้บริการ (Service level statements and service level agreements) การบริหารโครงการ การจัดเก็บสารสนเทศ และกระบวนการควบคุม ที่เป็นระบบและมีมาตรฐานที่ชัดเจน

  • การประสานงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้บริโภค (End users) ครอบคลุมการจัดการความสัมพันธ์ กิจกรรมประสานงานร่วมกัน การบูรณาการบริการร่วมกันอย่างมีประสิทธิผล และ

  • การบูรณาการการให้บริการการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกในทุกหน้าที่งาน

• ข้อกำหนดข้อที่ 9 การประเมินผลการดำเนินงาน (Performance Evaluation) ทำการติดตาม ตรวจวัด วิเคราะห์และประเมินผลการดำเนินตามที่ได้ปฏิบัติภายใต้ระบบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM System) ร่วมกับการตรวจประเมินภายใน (Internal Audit) และการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร (Management Review) เพื่อประเมินถึงประสิทธิผลของการดำเนินงานในระบบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM System) ตามที่ได้วางแผนไว้

• ข้อกำหนดข้อที่ 10 การปรับปรุง (Improvement) ดำเนินการปรับปรุงการดำเนินการในระบบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (FM System) โดยการจัดการกับสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดและการปฏิบัติการแก้ไข การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และการป้องกันการแก้ไข เพื่อให้องค์กรบรรลุเป้าหมายการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกตามที่ได้กำหนดไว้อย่างต่อเนื่อง

ในการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก องค์กรอาจพิจารณานำมาตรฐาน

• ISO 41011:2017 Facility management — Vocabulary

• ISO 41012:2017 Facility management — Guidance on strategic sourcing and the development of agreements

• ISO/TR 41013:2017 Facility management — Scope, key concepts and benefits

• ISO 41014:2020 Facility management — Development of a facility management strategy

มาประยุกต์ใช้ร่วมกับมาตรฐาน ISO 41001 ให้มีประสิทธิผลเพิ่มขึ้นได้

ที่มาแหล่งข้อมูล :

• องค์การระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน (International Organization for Standardization– ISO) https://www.iso.org

ปรับปรุงข้อมูล : เมษายน 2565